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Guarda numerada de encomendas: como usar o box e a auto-numeração na portaria

Como configurar, cadastrar e retirar encomendas com número de box, do jeito manual ou automático, sem perder tempo procurando pacote no prédio.

Por Chegou Encomendas

O tempo que se perde procurando pacote

Toda portaria conhece a cena. O morador chega e pergunta se tem encomenda. O porteiro sabe que chegou, mas não lembra onde pôs. Ele começa pela prateleira mais perto, depois pelo canto do balcão, depois pelo fundo da sala, enquanto a fila aumenta atrás do morador.

Não é falta de cuidado. É falta de endereço. Enquanto o pacote não tem um lugar com nome, cada retirada depende de memória, e memória não passa na troca de turno.

Um sistema de guarda numerada resolve isso com uma regra simples: cada encomenda ganha um número de box, e esse número vai junto com ela do cadastro até a entrega. O porteiro não procura mais — ele vai ao box. O morador também sabe onde buscar, porque recebe o número na mensagem de aviso.

No Chegou, esse número pode ser digitado pelo porteiro ou sugerido pelo sistema. As duas formas são explicadas abaixo.

a diferença entre procurar e ir direto ao box são os segundos que o porteiro não gasta, multiplicados por todas as retiradas do dia.

Manual ou automático: qual escolher

O administrador escolhe um dos dois modos para o condomínio. Os porteiros não escolhem.

Atenção ao modo manual: o sistema não bloqueia um box que já tem pacote. Se dois pacotes forem para o mesmo número, a retirada volta a depender de procura. Quem usa o modo manual precisa de uma regra da equipe: conferir o box vazio antes de guardar.

• Quem escolhe o número: no manual, o porteiro digita; no automático, o sistema sugere o próximo livre e o porteiro confirma ou troca.
• Ordem dos boxes: no manual, livre, como o porteiro preferir; no automático, sequencial, sempre o menor número livre a partir do primeiro.
• Impede box ocupado: no manual, não; no automático, sim, porque o sistema não sugere box ocupado nem reservado.
• Teto de números: no manual, sim, o máximo configurado; no automático, não, e a faixa cresce com o movimento.
• Sem internet no aparelho: nos dois modos o porteiro consegue cadastrar; no automático, o campo fica vazio e ele digita.
• Indicado para: no manual, condomínio com poucos boxes e porteiro experiente; no automático, prédio com muitas encomendas por dia e mais de um porteiro.

Configurar a guarda numerada (administrador)

Essa parte é feita uma vez, no aplicativo da portaria, por quem administra o condomínio.

1. Abra Configurações e entre em Locais de retirada.

2. Ligue o interruptor Espaços numerados. Quando ele está ligado, o cadastro deixa de mostrar a lista de locais e passa a mostrar um campo numérico.

3. Preencha os campos:

4. Salve. A configuração vale para todos os aparelhos do condomínio na hora; não é preciso publicar nada.

Dica de configuração: use dígitos sempre que o condomínio tiver mais de nove boxes. "Box 015" ordena certo na tela e na lista; "Box 15" depois de "Box 9" não.

• Prefixo: A palavra que aparece antes do número (Box, Prateleira, Armário)
• Mínimo: O primeiro número usado (1)
• Máximo: O último número (vale só no modo manual) (400)
• Dígitos: Quantas casas o número tem, com zeros à esquerda (3 → "015")
• Modo: Manual ou automático (Automático)

Cadastrar uma encomenda com número de box (porteiro)

Vamos a um caso real de rotina. A encomenda é da Ana, do Bloco B, apartamento 1204, e chegou pelo entregador do Mercado Livre.

No modo automático:

1. Abra o cadastro de encomenda e escolha a unidade (Bloco B, 1204, Ana).

2. Ao abrir o cadastro, o campo do box já aparece preenchido com o próximo livre, por exemplo Box 015. O sistema reservou esse número para o seu aparelho.

3. Confira o número com a prateleira. Se você já sabe que o box 015 está ocupado por algo que ainda não foi retirado, troque para o número livre que estiver ao lado.

4. Se quiser, toque no tamanho do pacote: P, M ou G. O tamanho sai na mensagem do morador junto do box, e toque de novo no mesmo tamanho para tirá-lo.

5. Confirme o cadastro. O pacote agora tem número, e esse número não é sugerido a outro pacote enquanto ele estiver na portaria.

No modo manual:

1. Os passos 1 e 4 são iguais.

2. No passo 2, digite o número. Se o número estiver fora da faixa (por exemplo, 401 quando o máximo é 400), o aplicativo recusa e diz qual é a faixa.

3. Antes de cadastrar, confirme que o box está vazio. O sistema não faz essa conferência neste modo.

O que o morador recebe: a mensagem de aviso sai com o local. Com o número e o tamanho, fica assim: Box 015 (G). Quando o condomínio também usa locais de retirada, o aviso junta os dois: Portaria 2 - Box 015 (G).

A retirada: ir direto ao box

Na hora da entrega, o porteiro abre a encomenda. O número do box está no próprio registro, ao lado do nome do morador e da unidade.

O caminho é este:

1. Peça o documento ou confirme a unidade, como sempre.

2. Olhe o número do box na encomenda.

3. Vá ao box. Pegue o pacote, confira o que está escrito na etiqueta com o morador e dê a baixa.

Quando a encomenda é retirada, o box volta a ficar livre. Nada precisa ser feito para liberá-lo. No modo automático, o próximo pacote que chegar já pode receber esse número.

Os pacotes que ainda estão na prateleira mantêm o número que receberam. Por isso a regra é guardar no box indicado, não em outro lugar: um pacote fora do número é um pacote que o sistema e a equipe passam a procurar.

Três configurações que costumam funcionar

Prédio pequeno, poucos boxes, um porteiro. Modo manual, faixa de 1 a 60, dois dígitos. O porteiro conhece as prateleiras e usa o tamanho P, M ou G para separar o que cabe em cada uma.

Prédio grande, muitas encomendas por dia. Modo automático, mínimo 1, sem teto prático, três dígitos. Cada encomenda ganha um número sequencial, e o box mais baixo livre é sempre o próximo. A prateleira enche do início para o fim, e fica fácil ver onde ainda há espaço.

Condomínio com mais de um aparelho na portaria. Modo automático obrigatório. Cada aparelho reserva o próprio número por 15 minutos, então dois tablets cadastrando ao mesmo tempo não recebem o mesmo box. Se um aparelho pedir número e ficar sem internet, ele digita, e o administrador confere os dois no fim do turno.

Erros comuns e como resolver

"O número que apareceu não é o que está na prateleira." No modo automático, o número é uma sugestão. Se ele já estiver ocupado fisicamente por um pacote que o sistema não conhece (por exemplo, guardado antes de a guarda numerada ser ligada), troque para o número livre e registre o tamanho, para o morador saber onde buscar.

"Digitei um número e foi recusado." A faixa do condomínio não permite aquele número. Confira o mínimo e o máximo na configuração. No automático não existe teto, mas o número nunca pode ser menor que o primeiro.

"Fiquei sem internet no meio do cadastro." A encomenda é gravada pela fila do aplicativo e sai quando a conexão volta. O número digitado é o que vale. Se o campo ficou vazio, digite um número livre que você conheça e confira depois.

"Dois pacotes foram para o mesmo box." No modo manual isso pode acontecer. Corrija o registro do pacote mais recente, indique o tamanho para diferenciar e confira o box no fim do turno. Para evitar de vez, mude para o modo automático.

"Mudei a configuração e os pacotes antigos continuam com o número antigo." É o esperado. A configuração vale para os próximos cadastros. Os pacotes já guardados mantêm o número que receberam.

Como fica para o morador

O morador não precisa baixar nada a mais nem aprender nada novo. Quando a encomenda é cadastrada, ele recebe o aviso com o local da retirada. Se quiser saber onde está o pacote antes de descer, o aviso já diz: Box 015 (G), com o número do box e o tamanho.

Isso reduz o número de perguntas na portaria e a fila de quem só queria saber se a encomenda chegou. E quando o morador chega e pergunta pelo pacote, o porteiro responde com um número, não com uma procura.

Comece por uma semana

Não precisa mudar tudo de uma vez. Uma forma segura de começar:

1. Configure a guarda numerada com o modo manual e uma faixa pequena, que cubra os boxes que já existem.

2. Por uma semana, cadastre todas as encomendas com número e tamanho.

3. Ao fim da semana, confira com a equipe os erros que apareceram. Se foram poucos, passe para o automático.

4. Revise a faixa e os dígitos com base no movimento real.

Se a sua portaria quer ver isso funcionando antes de decidir, fale com um representante do Chegou e leve o número de boxes que o prédio tem: é o dado que define a faixa da configuração.