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Eventos no condomínio: lista de convidados com QR Code e liberação na portaria

Guia passo a passo: o morador cria o evento e aprova os convidados, cada um recebe um ticket com QR Code no WhatsApp e a portaria libera com uma leitura no celular.

Por Chegou Encomendas

Festa no condomínio: a lista de convidados que ninguém encontra

Aniversário no salão de festas, churrasco no espaço gourmet, chá de bebê, confraternização de fim de ano. Eventos no condomínio são parte da vida em comunidade — e, para a portaria, são um dos momentos mais delicados da semana.

O roteiro é conhecido: o morador entrega uma lista de nomes em papel ou manda pelo WhatsApp do porteiro, a lista muda três vezes até a festa, o turno troca e a lista fica na gaveta errada. Na hora do evento, chegam vinte pessoas de uma vez, o porteiro interfona para confirmar cada uma, a fila cresce no portão e, no meio do movimento, entra alguém que não estava na lista.

Para o síndico, isso é risco de segurança e motivo de reclamação dos dois lados: do morador que fez a festa e dos vizinhos que viram a portaria aberta. Neste guia, mostramos passo a passo como a Chegou organiza eventos no condomínio com lista de convidados digital, aprovação pelo morador, ticket com QR Code enviado pelo WhatsApp e liberação na portaria com uma leitura no celular — com as telas reais do sistema.

Na Chegou, cada convidado chega com um ticket próprio de QR Code. A portaria escaneia, o sistema confere tudo e a entrada fica registrada — sem lista de papel e sem interfone.

Como funciona, do convite à portaria

O controle de eventos da Chegou liga as quatro pontas de uma festa no condomínio: o morador que organiza, os convidados, a portaria e o síndico. O caminho completo tem cinco etapas, detalhadas nas seções a seguir.

O morador cria o evento no app e recebe um link de convite. Cada convidado abre o link e confirma a presença com nome, documento, WhatsApp e foto. O morador aprova (ou bloqueia) cada convidado no app. Na aprovação, o convidado recebe no WhatsApp a confirmação e o ticket de entrada em PDF, com QR Code. No dia, a portaria escaneia o QR do ticket e o sistema libera a entrada e registra o check-in, enquanto o síndico acompanha tudo em tempo real no painel.

• Morador: cria o evento, envia o link e aprova os convidados.
• Convidado: confirma a presença e recebe o ticket no WhatsApp.
• Portaria: escaneia o QR Code e libera em segundos.
• Síndico: acompanha eventos, convidados e check-ins no painel.

Passo 1 — O morador cria o evento no app

No app Chegou, o morador abre Eventos, a área para criar e gerenciar os seus convites. Cada evento aparece com o título, a data e três contadores que mostram o andamento da lista: quantos convidados estão pendentes, quantos foram aprovados e quantos já fizeram check-in na portaria.

Para criar um evento, basta tocar no botão de adicionar. No formulário "Novo evento", o morador informa o título (por exemplo, "Aniversário da Mariana"), seleciona a data e, se quiser, escreve observações para os convidados, como o local e o horário: "Salão de festas, a partir das 19h. Traga um documento.". Um toque em "Criar evento" e pronto.

Ao abrir o evento, o morador encontra o botão "Copiar link do convite". É esse link que ele envia aos convidados pelo grupo da família, pelo WhatsApp ou onde preferir — um link único para o evento todo, sem precisar digitar nome por nome.

• Título, data e observações do evento.
• Um link de convite para enviar a todos os convidados.
• Contadores de pendentes, aprovados e check-ins.
• O morador pode excluir o evento a qualquer momento.

Passo 2 — O convidado confirma a presença pelo link

O convidado abre o link no próprio celular, sem baixar nenhum aplicativo. A página mostra o convite no visual de ingresso da Chegou: a data do evento, o nome do condomínio, o título, o endereço e as observações do morador.

Logo abaixo, em "Confirme sua presença", o convidado preenche o nome completo como está no documento, escolhe o tipo de documento e informa o número, digita o WhatsApp e tira ou anexa uma foto do rosto. A página mostra quantos campos ainda faltam, para ninguém enviar a confirmação pela metade.

Antes de aceitar, o sistema confere se o número informado tem WhatsApp — é por ele que o ticket será entregue. Cada evento aceita até 60 convidados. E, assim que alguém confirma, o morador recebe uma notificação no app: "Novo convidado confirmado!", com o nome de quem confirmou presença.

Passo 3 — O morador aprova cada convidado

A confirmação pelo link não libera a entrada sozinha: quem decide é o morador que organiza o evento. No detalhe do evento, a lista "Convidados" mostra cada pessoa com o seu status — Pendente, Aprovado ou Check-in feito.

Para cada convidado pendente, o morador tem dois botões: aprovar ou bloquear. Um convidado bloqueado não entra, mesmo que tenha o link do convite. Isso dá ao morador o controle real sobre quem vai à sua festa — e tira da portaria a responsabilidade de decidir na hora quem está ou não na lista.

A portaria não precisa mais interpretar uma lista de papel: só entra quem o próprio morador aprovou no app.

Passo 4 — O ticket com QR Code chega no WhatsApp

No momento em que o morador aprova um convidado, a Chegou envia duas mensagens pelo WhatsApp do condomínio. A primeira é a confirmação: "Presença aprovada! Olá, Bruno! Você foi aprovado(a) pelo morador para o evento 'Aniversário da Mariana' em Residencial Jardim das Águas no dia 07/11/2026. Apresente um documento na portaria na chegada.". Quando o convidado enviou a foto, ela acompanha a mensagem.

Em seguida chega o ticket de entrada, um PDF no formato de ingresso: a data do evento, o nome do condomínio, o título, um quadro com o nome do convidado, o documento e o selo "Confirmado", o local do evento, o QR Code e um código de barras com o código do ingresso. Cada convidado tem o seu próprio ticket, ligado só a ele.

O convidado não precisa imprimir nada: basta guardar o PDF e mostrar o QR Code na portaria. A mensagem ainda pede uma resposta com "ok" para confirmar o recebimento.

• Confirmação de presença aprovada, com a data e o local.
• Ticket em PDF no formato de ingresso, individual.
• QR Code e código de barras com o código do ingresso.
• Enviado pelo WhatsApp do próprio condomínio.

Passo 5 — A portaria escaneia o QR Code e libera

No dia da festa, a portaria usa a opção "QR-Code Eventos" no app da portaria. A câmera abre com a orientação: aponte para o QR Code do ingresso do convidado. O convidado mostra o ticket no celular, o porteiro aponta a câmera e, em um segundo, o sistema confere tudo e mostra o resultado.

Com o ticket válido, a tela mostra "Entrada liberada" e "Check-in registrado agora", com os dados para a conferência final: o nome do convidado, o evento e a data, o anfitrião (unidade e nome do morador), o documento e o código do ingresso. O porteiro confere o documento, libera a entrada e toca em "Ler outro" para o próximo convidado da fila.

Cada leitura grava o check-in com a data, a hora e quem registrou. E o morador que organiza a festa recebe uma notificação no app a cada convidado que entra: "Check-in realizado!".

O que a portaria vê em cada situação

O mais importante na portaria é não precisar decidir no improviso. Por isso, o app mostra com clareza cada situação de leitura do QR Code, com uma cor e uma orientação próprias.

Se o mesmo ticket for apresentado de novo, a tela avisa "Já entrou: este ingresso já foi usado" — o que impede que um ingresso seja repassado para outra pessoa entrar. Se o convidado ainda não foi aprovado, aparece "Aguardando o morador". Se foi bloqueado, "Entrada bloqueada". Se o evento foi cancelado ou se o QR for lido em outro dia, a entrada não é registrada. E um QR Code que não é de um ingresso da Chegou, ou de outro condomínio, é recusado como inválido.

• Entrada liberada: check-in registrado na hora.
• Já entrou: o ingresso não pode ser usado duas vezes.
• Aguardando o morador: convidado ainda não aprovado.
• Entrada bloqueada: o morador bloqueou o convidado.
• Fora da data ou evento cancelado: entrada não registrada.

Ticket repassado, convidado bloqueado ou festa de outro dia: o próprio sistema barra, e o porteiro só confirma o que a tela mostra.

O síndico acompanha os eventos em tempo real

No painel do síndico, a página Eventos mostra os eventos dos moradores e os convidados confirmados, com os filtros Hoje, Próximos e Todos. Indicadores no topo resumem o movimento, como o total de eventos e os check-ins já realizados.

Cada evento aparece com a data, a unidade e o morador que organiza, e com contadores de convidados pendentes, aprovados e com check-in. Ao abrir um evento, o síndico vê as observações, o link do convite e a lista completa de convidados, com filtros por status (Pendentes, Confirmados, Check-in e Bloqueados) e busca por nome ou documento.

Ao clicar em um convidado, abre a ficha completa com o documento, o WhatsApp, o anfitrião, o código do ingresso e o andamento: quando o convidado se cadastrou pelo link, quando o morador aprovou e o ingresso foi enviado no WhatsApp e quando fez o check-in na portaria. E, a cada leitura de QR na portaria, o painel abre essa ficha sozinho, em tempo real, com o resultado da leitura.

• Eventos de hoje, próximos e todos, com indicadores.
• Lista de convidados com filtros por status e busca.
• Ficha do convidado com o andamento completo.
• Aviso em tempo real a cada leitura de QR na portaria.

Por que é uma vantagem real para o síndico

Eventos no condomínio deixam de ser um ponto cego da segurança. Cada pessoa que entra numa festa foi aprovada pelo morador, tem nome, documento e foto cadastrados e um check-in registrado com data e hora. Se algo acontecer, o condomínio sabe exatamente quem estava no evento e quem autorizou.

A portaria ganha agilidade nos horários de pico: em vez de interfonar para cada convidado, o porteiro escaneia o QR Code e libera em segundos, mantendo a atenção no portão. O morador ganha autonomia para organizar a própria festa. E o síndico deixa de ser o intermediário de listas, recados e reclamações.

Como tudo acontece no mesmo sistema que o condomínio já usa para encomendas, visitantes e comunicação, o controle de eventos não traz mais um aplicativo para a portaria, nem exige que os convidados instalem nada.

• Fim da lista de papel e do interfone na hora da festa.
• Só entra quem o morador aprovou, com ingresso individual.
• Ingresso que não pode ser usado duas vezes.
• Histórico completo de cada evento e de cada check-in.
• Convidado não precisa baixar nenhum aplicativo.

Checklist para organizar os eventos no seu condomínio

Antes de começar, vale alinhar algumas regras com o conselho, a administração e a portaria, para que o fluxo digital reflita o regimento interno do condomínio.

Um cuidado importante: o cadastro dos convidados envolve documento, telefone e foto. Informe aos moradores e aos convidados para que esses dados são usados e por quanto tempo ficam guardados, em linha com a LGPD, e confirme no regimento as regras de uso das áreas comuns, como o salão de festas e o espaço gourmet.

• Confirmar no regimento as regras do salão e das áreas de festa.
• Orientar os moradores a criar o evento e enviar o link.
• Combinar com a portaria o uso do QR-Code Eventos.
• Pedir que o convidado apresente documento junto do ticket.
• Informar a todos como os dados dos convidados são tratados.